Manejando sus oportunidades
Continuando con el tema de automatización de la fuerza de ventas en NetSuite, vamos a tratar el tema de manejo de oportunidades el cual corresponde al segundo punto dentro del ciclo de vida de lead a customer. Se incluyen temas generales y el diagrama de proceso de gestión de oportunidades hasta llegar al paso de de cierre de la venta.

Como representante de ventas, usted es responsable de trabajar con sus leads calificados para identificar las oportunidades que puedan existir para llevar a cabo negocios con su organización. Una vez que tiene identificada una oportunidad, usted puede crear una nueva oportunidad en NetSuite la cual convierte al lead en prospecto.

El diagrama de flujo de trabajo de la oportunidad toca temas como identificación de los encargados de la toma de decisión, creación de la propuesta y negociación de detalles del acuerdo, hasta que el prospecto sea un cliente que compre y usted pueda cerrar la venta. Durante este flujo puede crear llamadas telefónicas, actividades y demás tareas que cultivan la relación entre usted y el prospecto con el cual esta trabajando.
NetSuite soporta el proceso de gestión de leads permitiendo registrar información de los contactos y actividades directamente desde la fase de prospecto. Estos contactos y actividades permanecen disponibles no solo durante el proceso de gestión de oportunidades sino a través de todo el ciclo de vida de lead – customer, de hecho cualquier contacto o actividad que fue creada en la fase del lead esta también disponible en la fase del prospecto.

Diagrama de flujo de la gestión de oportunidades
 

Es un típico flujo de trabajo de la gestión de oportunidades que los representantes de ventas siguen para manejar sus oportunidades. El primer paso en el diagrama de flujo de gestión de oportunidades es crear una oportunidad desde el registro de lead, cuando crea la oportunidad y usa la característica de oportunidad en su cuenta, la conversión automática de leads a prospecto ocurre cambiando el estado de lead-qualified a prospect-qualified (prospect opportunity identified), sino maneja las oportunidades en NetSuite puede cambiar manualmente el estado. La probabilidad del lead es de un 0%, en la etapa de prospecto aumenta a un 10% de que pueda convertirse en cliente. Al trabajar con los prospectos tiene que discutir, informar, explicar, etc. acerca de los productos y servicios ofrecidos. En este punto se debe cambiar el estado de Prospect-qualified a Prospect in-Discussion, en donde el valor de la probabilidad se incrementa en un 20%. Se incrementan el número de contactos, las actividades (tareas, llamadas telefónicas, eventos, etc.).

El siguiente paso dentro del flujo es identificar las personas encargadas de tomar las decisiones de compra del producto. La probabilidad en este punto aumenta a un 30% y se cambia el estado de Prospect-Discussion a Prospect Identified Decisión Makers. Al mismo tiempo el prospecto puede solicitar una cotización. Una vez la cotización es realizada se entrega al prospecto para su consideración cambiando el estado de Prospect Identified Decisión Makers a Prospect Proposal, y la probabilidad aumenta a un 50%. Luego su prospecto quizás comience a negociar para obtener descuentos o cambio de precios en cuyo caso debe cambiar el estado de Prospect Proposal a Prospect in-Negotiation incrementando el valor de la probabilidad en un 75%. Cuando finalmente se termina la negociación y el prospecto informa que realizará la compra debe cambiar el estado de Prospect in-Negotiation a Prospect-Purchasing, la probabilidad se incrementa en un 90%. Finalmente usted puede cerrar la venta a través de la generación de un pedido o sales order, orden de pago de contado o una factura.

Como mejor practica para los representantes de ventas en el uso de NetSuite cuando trabaja con oportunidades es la creación de una búsqueda que permita desplegar todas las oportunidades que tiene a cargo y posteriormente publicar la búsqueda en el home o tablero de control.

Para realizar la consulta se ingresa a la tarjeta de Opportunities-Transactions-Opportunities-Search en donde se habilita el campo Use Advanced Search. Ya en la tarjeta de Criteria se indican los filtros de información. En este caso se recomienda utilizar el campo de Opportunities Status para filtrar aquellas que se encuentren abiertas.

Oportunidad desde el Home

Con la información de las oportunidades desplegada en el tablero de control puede visualizar información como nombre del cliente, puede re asignar el representante de ventas, cambiar el estado de la oportunidad o cambiar el monto total proyectado de la oportunidad y otros campos directamente desde el tablero de control usando la característica que permite cambiar la información directamente y no tener que ingresar registro a registro. De igual forma se pueden crear nuevos contactos, tareas, programar llamadas telefónicas y eventos, emails, pedidos de cliente, etc. Adicionalmente se puede ingresar al registro directamente para ver más información. De igual forma en el tablero de control puede personalizarlo para visualizar las llamadas telefónicas y las tareas que requiere desarrollar con el prospecto.
Con la opción de Quick Add puede adicionar la información de la oportunidad de forma rápida ya que solo solicita la información básica, más adelante puede complementar la información.
También se pueden crear las oportunidades utilizando el link que aparece en el home o tablero de control.

Las oportunidades se pueden crear desde el registro del lead. Se navega hasta el registro de lead y dentro de la tarjeta Sales seleccionar la tarjeta de Opportunities–New Opportunity, luego se despliega la pantalla de Opportunity con el nombre de la compañía, el sistema asigna automáticamente un número a la oportunidad, cuenta con un campo para colocar detalles de la oportunidad, los intereses del prospecto, etc.
Se seleccionan los ítems en los cuales esta interesado el lead mostrando información como la cantidad, precio, monto, en el encabezado se muestra el valor total proyectado de la oportunidad. Al guardar la información ocurre la conversión de lead a prospect y el estado cambia a Prospect-Qualified y la probabilidad pasa a un 10%.
Trabajando con su prospecto sobre discusión de los detalles de la oportunidad, debe cambiar el estado de la oportunidad a Prospect in-Discussion, por ejemplo su prospecto le esta solicitando un descuento o quizás después de conocer que esta interesado en más productos usted puede ofrecer un producto en lugar de otro, etc. La probabilidad en esta fase paso a un 20% de que el prospecto se convierta en cliente.
La mayoría de veces cuando esta discutiendo o tratando temas de la oportunidad con el prospecto usted conoce quienes son las persona encargadas que tomar las decisiones. En este punto se debe cambiar el estado de Prospect in-Discussion en Prospect-Identified Decisión Makers y la probabilidad aumenta a 30%. A medida que continúa cambiando el estado como lo muestra el diagrama de trabajo de las oportunidades el valor de la probabilidad se incrementa y se verá reflejado en el reporte de forecast.

La fase siguiente consiste en entregar una propuesta para colocarla en consideración. Ahora para crear una propuesta o cotización se realizan los siguientes pasos desde el prospecto en la tarjeta Sales-Opportunities-Edit-Estimates-New Estimates. Los ítems incluidos en la oportunidad aparecen automáticamente en la cotización, usted puede adicionar o borrar ítems, el sistema automáticamente asigna un número a la cotización. Al finalizar la cotización el estado cambia automáticamente de Prospect-Identified Decisión Makers a Prospect-Proposal y la probabilidad de que el prospecto se convierta en cliente es del 50%. Si usted desea imprimir la cotización se utiliza el botón Print o también puede usar el botón de Email el cual envía directamente la cotización al email que tiene definido el prospecto.

Ejemplo datos de la cotización – Estado: Proposal



 

Ejemplo cotización vía Email

Una vez el prospecto revise la cotización enviada se puede iniciar una negociación para mejorar el precio o discutir otros detalles de la cotización, si este es el caso se debe cambiar el estado de Prospect-Proposal a Prospect In-Negotiation, la probabilidad pasa a un 75% y en esta fase continua impactando los reportes de forecast. Cuando usted actualiza los precios en el detalle de la oportunidad y el prospecto toma la decisión de comprar nuestros productos y servicios puede cambiar el estado del prospecto de Prospect In-Negotiation en Prospect-Purchasing automáticamente aumenta la probabilidad en un 90% en donde debe tomar acción para cerrar la venta.

Ejemplo Oportunidad - Estados